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Comment créer des salles de réunion virtuelles

La plateforme collaborative SOFA, permet de disposer de salles de réunion virtuelles. Une salle de réunion digitalisée telle que la propose Sofa à travers sa solution collaborative entreprise, est l’exacte réplique d’une salle réelle comme on la connait tous. Vous êtes assis confortablement devant votre écran, vous voyez vos collaborateurs qui sont eux-mêmes connectés à distance, vous pouvez partager et réagir en temps réel, mais vous pouvez surtout disposer de beaucoup plus que cela ! Sofa permet d’utiliser une salle projet en dehors des visioconférences pour partager avec les autres des documents. Ces documents sont tous automatiquement visibles et manipulables à distance. Lors de votre vidéoconférence, tout ce qui a été produit durant la semaine est visible au centre du bureau virtuel !

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Voir les visiteurs

Avant-même de vous connecter à l’une de vos salles projet, vous pouvez voir immédiatement le nombre de participants qui y sont déjà.

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Microphone

A tout moment vous pouvez décider en mode visioconférence de couper le micro de façon à ce que plus personne momentanément ne vous entende.

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Le tableau blanc

A tout moment vous pouvez créer un espace personnel au sein de cet espace partagé en utilisant notre outil «tableau blanc». Vous pouvez lui assigner un nom, pour pouvez dessiner, écrire, importer des documents, coller des notes, rassembler des documents qui sont à l’extérieur de votre tableau, etc…

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Le surligneur

L’outil « surligneur » permet de mettre en exergue des éléments, des mots, des phrases, des titres sur un document. Vous pouvez en choisir la couleur entre, jaune fluo, vert fluo, rose fluo ou bleu fluo. Par transparence vous pourrez continuer à lire ce qui est écrit.

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Déplacer un document

A tout moment vous pouvez déplacer un document où bon vous semble sur l’espace de travail.

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Audio / vidéo

Sofa vous permet de pouvoir régler la sensibilité du volume, de tester le volume, de choisir le périphérique micro et vidéo.

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Caméra

A tout moment vous pouvez décider en mode visioconférence de couper la caméra de façon à ce que plus personne momentanément ne vous voie.

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Partage d’écran

A tout moment vous pouvez partager votre écran afin de montrer quelque chose aux autres comme par exemple un site web, une liste de mails ou encore, imaginez que vous êtes sur un salon, que vous assistez à une conférence, vous pouvez en faire profiter les autres participants.

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La gomme

L’outil « gomme » permet d’effacer en 1 clic quelque chose qui a été dessiné, surligné.

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Désignation

Lorsqu’un document est posé sur l’espace commun, une icône vous indique qui l’a déposé.

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Pseudonyme

Vous pouvez à tout moment changer le pseudo qui vous représentera.

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participants en ligne

A tout moment vous pouvez voir le nombre de participants en ligne

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Post it

Sofa vous permet de créer des post it (TM). Ces post it peuvent être juxtaposés à tous types de documents. Vous pouvez en choisir la couleur, la forme, l’urgence, indiquer l’avancement d’un projet, son ordre de priorité.

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Exporter

A tout moment vous pouvez exporter vers votre ordinateur personnel les documents qui ont été déposés dans l’espace commun par n’importe quel participant.

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Alerte

A tout moment Sofa vous alerte lorsqu’un participant rejoint ou quitte la salle projet.

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Quitter la salle

Sur Sofa pas de risque d’erreur de quitter par inadvertance une salle projet. Sofa vous demandera à chaque fois si vous souhaitez vraiment quitter la salle.

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Spectateurs en ligne

A tout moment vous pouvez voir le nombre de spectateurs en ligne. Le spectateur par définition assiste à ce qui est dit et échangé mais ne peut pas interagir. Le participant, oui.

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Créer des titres

A tout moment vous pouvez créer des «titres» qui peuvent permettre de légender des zones de travail ou des documents.

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Dupliquer un document

Avec notre outil «dupliquer» vous pouvez copier autant de fois que nécessaire n’importe lequel des documents posés sur l’espace commun.

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Zoom

A tout moment vous pouvez zoomer ou dézoomer sur un document.

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Réunion immédiate

Cette fonction vous permet d’inviter des personnes à se joindre momentanément à une réunion à distance.

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Visioconférence

Le mode visioconférence vous permet de voir les uns sous les autres ou en mode plein écran les participants à travers leur netcam.

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Créer des textes

A tout moment vous pouvez créer des zones de texte, en chosir la couleur, la grosseur des caractères.

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Supprimer

A tout moment vous pouvez «supprimer» de l’espace commun un document vous appartenant ou non. Seuls les documents qui auront été épinglés par leur propriétaire seront protégés.

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Sound

A tout moment vous pouvez décider si vous souhaitez qu’un son se joue au moment où vous démarrez Sofa, lors de la réception d’un message ou lors de l’entrée ou de la sortie d’un participant dans la salle projet.

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Administrer la salle

Vous pouvez créer vous-même vos salles de projet par clients, par projets. Donner un nom à cette salle et y inviter des collaborateurs à y participer.

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Synthèse de réunion

Lorsque vous démarrez une réunion, vous pouvez ouvrir notre outil synthèse de notes et faire un rapport de réunion pour tous. il sera automatiquement envoyé à tous ceux qui ont participé à cette réunion.

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Tchat

La fonction «tchat» permet d’écrire, de poser une réflexion, d’émettre une idée, sans nécessairement prendre la parole, ni remplir un compte rendu de réunion. Ce tchat est visible de tous, cela permet d’interagir ou de poser une question à un intervenant qui a pris la main.

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Epingler

L’outil « épingle » permet de lier des documents différents entre eux et de les rendre indissociables.

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Document

Lorsqu’un document posé sur l’espace commun contient plusieurs pages, vous voyez apparaître le nombre de pages totales qu’il contient, vous pouvez annoter, corriger indépendamment chaque page, les feuilleter librement comme n’importe laquelle des publications en ligne.

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Entrer dans une salle

Lorsque vous démarrez, Sofa vous demande dans quelle salle vous souhaitez rentrer.

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Forcer la vue

Lorsque vous êtes en visioconférence, chacun est libre de voir ce qu’il veut de tout ce qui est posé sur l’espace commun. On ne voit pas ce que les autres consultent. Avec notre outil «forcer la vue», vous avez la possibilité de prendre le contrôle de la salle et de décider de montrer aux autres ce que vous manipulez.

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Voir toute la table projet

Avec notre outil «voir la table projet» Sofa dézoome afin de tout vous montrer de tout ce qui a été déposé depuis le début. Il vous suffira de simplement double-cliquer sur un document pour que celui çi s’affiche plein écran.

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capture caméra

Cet outil permet à Sofa d’enregistrer en live ce que votre netcam voit, comme par exemple : lors d’une conférence, un salon, un objet, un tiers, une salle, etc…

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Tourner un document

A tout moment vous pouvez tourner à 360° un document.

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Planifier une réunion

Vous pouvez vous-même planifier des réunions en décidant du sujet, du jour, du mois, de l’année, de l’heure de démarrage, de celle de fin, de la durée, des participants que vous souhaitez y convier.

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Lever la main

Lorsque vous êtes en mode visioconférence et que chacun parle, vous pouvez utiliser notre outil «lever la main». Une icône va alors apparaître visible de tous indiquant que vous souhaitez vous exprimer.

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Déposer un document

A tout moment vous pouvez déposer un document sur cet espace de travail depuis votre ordinateur, depuis un cloud, depuis une clé USB ou depuis un disque dur.

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Le Stylo

L’outil « stylo » permet de dessiner, souligner, raturer, barrer, entourer des éléments sur un document. Vous pouvez en choisir la couleur entre noir, rouge, vert et bleu.

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Réduire, agrandir

A tout moment vous pouvez réduire ou agrandir un document.

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